分類: How to be

~ Thursday, June 28, 2018

每天處理工作多，老闆交辦的新任務不斷，同事有問題問你，你要不要先辦？日積月累之後，有的事你忘了(或根本沒記起過)，更多的事辦到一半！頭痛啊，解決困難的方法在哪裡？又再者，應付已是吃力，更何談工作創新？

提供下面作法：將你工作需要思考的事項、方向與處理事務堅持一致的道理，明確的寫在紙上(如下圖)，碰到新的，就加一條，然後印出來，放在口袋，收在包包裏，偶而訪客未遇或是等候長官蒞會前，都可以拿出來閱讀，每次雖不一定能全部研讀一遍，但看看其中幾條總是可能，放在腦裡靜靜的流動，腦水會漸漸填充邏輯的孔隙，放任思緒徜徉，則可以帶起創意的靈光，效果極好的！

比如我的第一條，“現金消化了嗎？”是咱們投資部應盡職責的首要，你要常想，要時時警醒自己，如此，因著對各該事務的關心，隨後終有想出創意策略的機會；又比如第64條“降低RBC Charge的建言”，第79條“檢討不必要的流程、報表”….等，都是！

佛家說，一剎那間就會生成諸多個念頭， 咱們最需要有方向約束的建立紀律性思考，受惠會很大的！

~ Wednesday, June 20, 2018

每天都要開許多會議，會議的進行方式一般都是各報告人輪著報，大家浸習多年，也就變成傳統之一！

提供一個剛進入職場時的會議進行經驗：會議開始的最前面三五分鐘，大家非排定秩序的講出你過去24小時，或是最近以來聽到、看到、想到……的新訊息，而也由於是事前已經先要求，一律要用事實(fact)、原因(factor)、預測(forecast)的固定句型來表達的緣故，同事們每個人的發言幾乎都不會超過30秒，這樣的開會方式，壓力不小，效率卻是很高的！咱就想，這會有哪些好處呢？

1. 每天開會，每天都要報，基於需要，你就會天天動員你的眼耳鼻舌心去感知世界、社會與市場的脈動，你不會偷懶，因為你不希望同事們發現你不努力，沒東西可以報。
2. 擔心與他人重覆，所以不但會搶著報，你也會留心聽別人在講什麼，你更會擴大生活上蒐羅資訊的範圍，如此作為之後，開會時你不再只關心自己的報告，同事彼此問，形成互相提點、指教的正面優質循環，柔和了工作職場的人際往來；此外，對公司、組織整體來看，管道與訊息更加周延後，決策品質一定更有進步！
3. 用有效率的報告句型，發揮了簡捷明快的功能，練習久了，可以讓自己也成為1st class的職場工作者，這絕對是最好的事。

等到這一段五分鐘會議結束，大家的精神、意志都已經high起來，接下來的報告過程，也就可以達到事半功倍的效果。

開會，是一件有任務壓力的行動，可以輕鬆，但絕不能放鬆，也不該行禮如儀，會議開得好，是公司、組織正軌管理的開始！

~ Monday, August 01, 2016

避免勞逸不均，找出不負責任的人，是主管應盡的組織義務，那些清況是不敢、不願承擔責任人員的領先指標呢？

1. 開會後才意見一堆，造成別人執行任務時的困難；
2. 碰到業管本職工作時，老是要拉其他更多單位“一起”研議；
3. 在大眾聚會場合，總是會說“就靠你了”
4. 明明是自己應該做，卻也老是要找外部資源，花錢請人家幫你做好好的，腦筋裡從來沒有自行開發、完成任務的idea與勇氣
5. 老是在講“都是法規管太嚴”、“都是上面不讓做”
6. 碰到別人指出缺漏，不管三七二十一的回應“我們早就有做……”
7. 在長官面前說自己多好，比同業有多棒之類的虛話

組織內有一個不負責人員，就會產生第二個、第三個，就好像廚房的油蟲一般，諸君一定要想辦法改變它。

~ Monday, June 20, 2016

講過很多次了，做事，要想著目標。

每日、每事都要想著目標，才不會被人力、時效、法令所限制，才不會做白工，才不會瞎忙。

還記得小時候學騎腳踏車，是怎麼“忽然”學會的嗎？踩過三輪載貨車，甚或是開過“鐵牛”，終於把穩龍頭不再扭來扭去的訣竅嗎？其實道理都相近，只要你是怕跌倒、受傷，硬是要控直把手，你就越會低頭往下看，動作就越不協調，但只要這習慣改一改，一坐上車，就看著前面要去的地方，頭就抬起來了，背樑就直了，手腳互動流暢，每一步的施力都有效益，然後就成了！

我們當然都明白，做事要看著目標，但只要你不是把它養成一種習慣，就很容易變成只是在“做事”，根本跟要做的事究竟會不會有助於達成目標，一點關係也沒有；別的部門來要求做什麼的時候，也要先問，而且要溫和的問“請問做這個事，是為了要達成什麼目標？”然後自己再開始想下一題“做這個，真的能達到那個目標嗎？”….，若是都想的清，看得明，你的身體、手腳自然會調整跟上，工作就可以越做越有成績！

~ Thursday, May 26, 2016

回應老闆的問題也是個學問，下面幾件是當你被問時，你的回答會讓人不高興的部分：

1.  “喔！我已交代某某某…”然後呢？這是標準的老闆命令傳達器的回答法，會讓長官感到lonely的，因為你的答案中，完全感受不出準備承擔全責的決心，若是出事了，也是“某某某”弄出來的問題！
2. 對這個問題，我會儘快…：真是白說的話，你還沒做完工作，老闆等不及再問了，你當然要快，而且你給的還是個“不確定期望式”的回應，老闆不吐血，算他身體健康。
3. “有關…將會密切觀察(或是值得進一步研究)…”：這句話很常聽到吧！那裏面蘊涵的意思，白話文就是，這個問題，我的研究就到這裡，未來也不是很想研究，就pass得了，當下，長官或許不會跳起來，但內心一定失望，因為他又感到lonely了，“原來你跟他們也一樣”。

跟老闆大人講話，具體一點顯示你有想法，若是再押上個完成時間，就是一個有決心的態度，這樣老闆才會放心！

~ Thursday, May 19, 2016

長官希望為公司多培養驍勇善戰的人才！

先定義驍勇善戰：在比較長的時間內，不管敵人多強大，自己的補給多困難，環境多不利，而能多次奉命出戰的人！

想起以前一個朋友，從商銀轉到投信業，自謙學歷不優，產品知識不足，客戶基礎薄弱…，但他卻一直靜靜地去執行一件事：每天一定至少成交一筆才回家，那怕只是三千五千的定時定額，幾個月後，當我發現這樣的情況，我知道用對人了，也深慶公司得人，後來兩年後，就升職為分公司主管，繼續帶領更多人去完成更好的成績，這就是所謂驍勇善戰的人才吧！而我觀察這些人，多具有以下特點：

1. 有堅定的意志，有自己追循的目標：推廣客戶過程，難免被拒絕，被拒絕的次數一多，多數人難免會心生負面情緒，如果不是有一宏遠的目標在激勵，有一股不低頭的決心幹下去，一定早就縮回去了。
2. 有自我規劃工作展開步驟的智慧：要每天做成一件事，而且持續的做，那簡直是在跟自己過不去，所以為了達成這樣的目標，他在“今天”會想“明天”，在“這個月”會安排“下半年”…..，久而久之，一個不只勤勞，有觀察力，有規劃力，有腦筋的夥伴也就自然產生了。
3. 有個性上“酷”的特質，有個人風采的魅力：做得到大家做不到的事，最能引起眾人的主動跟隨，像這種俱備自燃個性的人才，千萬不該讓他埋沒，虛位以待，必能為組織帶來光熱。

驍勇善戰的人才，難得，看到了就要寶貝起來！分派到各地後，那種嫌目標太高，嫌競爭太激烈，嫌後勤補給不足…的話，就一定會少得多了。

~ Friday, May 13, 2016

會做事的人，讓大家工作有效率上天堂；不會做事的人，讓大家心情沮喪又瞎忙，所以，與人共同工作應該：

1. 提出“辦法”要想著目標，檢驗“辦法”要想著成本：比如說，為著監控交易室的進出人員，裝設一支攝影機，對凡是進入交易室的人，都需要簽名紀錄，以利後續查核之用，粗略的看起來，這沒什麼錯吧！又可以達到管控的目的，但問題是一個月後誰去看、誰去檢核啊？最要命的答案就是“各單位自行……”，然後，就會形成作甲類工作的同仁，要兼著做乙丙丁……，那麼，你認為監看電視、查紀錄的工作還會確實嗎？應該不會的！而咱們又真的能達到管制的原始目的？其實，想清楚一點，為了不讓人輕易取得公司交易執行的任何資訊，只要乾脆不准任何理由任何人進入交易室，不就是更簡便的方式？畢竟，交易室多是透明玻璃，要找誰出來，揮揮手就可以了。
2. 資訊集中化，查詢授權化：常常收到各單位發來詢問與要求填報的mail，還指定什麼什麼時候前要回傳…等，有時還會A單位問完，B單位問，真是人工作業的極度沒效率！而且，經常一灑，可能又是一起寄出的十個mail以上，然後等大家回覆了，則又需要另外統計彙整，那又得花費多少時間與體力呢？對於這樣的事情，為何(1)不先在部門內先匯集需要其他部門協助的項目，一起問，一起答？或者是統一放到系統上，再對各項查詢進行授權？(2)對每件工作的主理部門要徹底熟悉工作程序，該找誰要就找誰，而不要寄了一拖拉庫，還補上一段“若未回覆，視同…”的話語，也讓人感覺不是很感心！我想，經過一些事前的整理，訊息的勾連，就可以從N * M，往下大幅減少到1 *N 或1* M以下，不再瞎忙了！
3. 要當責有為，困知勉行：承辦任務時，就要針對推進的計畫，做好準備，提出自己的主張，尤其是需要別人配合的案子，萬不可自己沒個底，就先問別人該怎麼怎麼做，然後若真的還是照著別人的想法去做，而最後又沒成功時，反要扣人家麻煩，這就太不應該了！若真的沒經驗，又想不出好方法，可以再去看書，請教同業啊，總就是不能搞得無所為又不扛責，讓大夥一起瞎忙。

上面的壞習慣，有人是做而不自知，有人是推責故意為之，咱們一定要在未來工作的進行中，確實改去。

~ Thursday, May 05, 2016

作事要積極主動，這誰都會說，但衡量的尺度是什麼？如何做，才不會被說是“行禮如儀”？舉一些例子來看看：

1. 要預先在腦子走一遍：你邀請或是接受指派辦理一個會議，可不能只是「出席」會議而已！不能只是讓長官在你面前表演，要預先準備相關資料，要事先溝通情勢的發展，要控制不可控的突發狀況……，總之，場子是你的，你要主導議事。
2. 要連結目的：比如說你要辦一場記者會，洋洋灑灑準備了來賓聯絡名單，場地布置，長官演講稿，會議進行程序…，但如果沒有連結到辦這個活動的目的，沒有先設定好衡量成功的方法，就真的只是辦了一個事而已。
3. 要moving：準備會議資料要有一種moving forward的需要，整份report不好只是報告績效如何，而是要把重點放在未來的策略要怎麼展開，又為什麼這樣做才可以更精進；又或者不要只報告什麼任務已經做完了，而是要報告作了之後，還可以在這基礎之上繼續做些什麼！

行禮如儀，會讓長官很難受，因為大家也是做得很用心啊，可是達不到更好的成績，責任壓力很大！我們都明白這件事的習慣很難改得過來，只好再提醒諸君了！

~ Monday, May 18, 2015

如何做一個稱職的主管?最好還是“領導人”！課後最重要的體會，倒不是在於學到了什麼，而是更加瞭解了企業若是用錯一個主管，其所造成的負面效應是何其之大呀！如果你在職場就是一個剛要被promote的主管，你該注意什麼呢？與夥伴們分享：

1. 不瑣碎：新人新政固然沒錯，但是發號司令前，一定要謀定後動，推動的工作都應該是要對公司長遠發展有實益的計畫，而且每一個動作與動作間，都有延續性，而不是隨興之所至，東一個點子、西一個點子，把大家搞得忙忙亂亂，還以為自己很棒，很英明！所以，不要擔心太慢出手會被笑，而是要先想好，為什麼要出手？要拿什麼？要拿多少？
2. 不文飾：組織一定有內在的缺點，千萬不要為了遮住實情，害怕別人看破咱們的手腳，就處心積慮地找假象，找假數據，找不正確理由，找替罪羔羊，因為你不但做了浪費沒效率的作為，而且人家也不一定不瞭解，不誠懇的結果反而讓人更不喜歡！所以，不要誇表功，不要裝強大，以免人家想幫你時都沒法子親近了。
3. 不驕矜：會被選上來當主管，當然有可取之處，但你真的那麼棒嗎？你過去成功的辦事方法合用於未來？別人一點點的勸導，你是否就完全不能接受？所以，當上主管後，要體認未來工作複雜度增加了，不宜總是想著耍你那套老把戲。

上面三點是當年曾國藩對新登基的咸豐爺的忠諫，想來，確實是很適合於這輩子新接主管工作的人來參考運用的，不管位階高低，無論工作同仁人數多寡，你從當主管的第一天開始就做得對，日進有功後，可以更向上，服務更多的人！

~ Friday, May 08, 2015

人們碰到難題與艱困環境的第一反應，多數是會產生煩惱，或甚至是退縮的，尤其是對年青的夥伴更是如此，那麼，有什麼借鏡的經驗方法呢？

1. 宗教專注法：以前有一位同事，在我碰到“結構債事件”，壓力最為沉重時告訴我，“你知道嗎？基督徒面對壓力的作法，就是每日都特別勤勤懇懇，專注去執行每一件當下碰到的工作，至於後事成與不成，一切都交予上帝! ”，我想，這就是要做到摒去煩惱的心，摒去沒效率的焦慮，讓自己沒時間担心，原來才是面對難題勇氣的來源。
2. 破解習慣法：找一個老板來“壓迫”自己，讓他帶著咱們堅定的去面對困境，接受壓力與破解難題，從一題開始、兩題、三題、五題、十題，久了你就會養成一種破除難題的習慣，那一天要是沒問題讓你破解，你甚至還會覺得No Fun！這是另一個勇氣的來源！
3. 傳記鼓勵法：歷史不會記憶抱怨發牢騷的人，但一定會留下堅毅突破環境限制的勇者，記下他的事跡典範，將來又再碰到壓力時，取幾本來閱讀，尤其是那種處於國力萎廢，民皆求去時代的中興名臣的傳記，比如曾國藩之類的，何愁勇氣欠缺？

你碰到難題時，如果選擇閃開，那麼久了也會變成另一種負面方向的習慣，那麼，你的生涯發展就會差了一些；閃避困難絕不會讓自己從此更輕鬆，面對困難而且迎向前去，才可以成就自己成為小歷史的勇者！